Solution de stockage et archivage des documents de vos souscripteurs de la souscription jusqu'au relevés de distribution
La gestion des documents souscripteurs présente plusieurs défis : traiter un volume élevé de données tout en assurant la conformité aux exigences réglementaires. Entre les bulletins de souscription, les documents KYC, et les relevés de portefeuilles, ces opérations doivent être effectuées avec rigueur et rapidité. Avec les solutions SIWAY, simplifiez chaque étape de la gestion de vos documents tout en garantissant une sécurité optimale et une conformité irréprochable.
I : Gestion électronique des documents (GED) pour les Asset Managers et SCPI
1. Traitement des documents souscripteurs et partenaires
Les SCPI reçoivent une grande variété de documents qu’il est essentiel de traiter avec rigueur. Grâce à SIWAY, ces documents sont automatiquement organisés et archivés en toute sécurité. Les principaux types de documents reçus sont :
- Bulletins de souscription : collectés lors des investissements.
- Documents KYC : pièces d'identité, justificatifs de domicile, KBIS, prouvant la conformité des souscripteurs.
- Origine des fonds : informations fournies pour justifier la provenance des capitaux.
- Documents partenaires : KYD (Know Your Distributor), auto-facturations des distributeurs.
L’interface intuitive de SIWAY trie et classe ces documents selon des critères précis (type, date, souscripteur), garantissant un accès rapide et une gestion simplifiée.
2. Production et gestion des documents par la SCPI
SIWAY aide également les SCPI à générer et centraliser les documents qu’elles produisent pour les souscripteurs et les régulateurs :
- Attestations de parts : confirmant la détention de parts par les investisseurs.
- Notices de distribution : informant des distributions de revenus.
- Relevés de portefeuille : synthétisant les performances des investissements.
Ces documents sont créés de manière simple et sont toujours accessibles, garantissant transparence et conformité.
II : Distribution, sécurisation et archivage des documents
1. Envoi et partage sécurisé
SIWAY permet une distribution automatisée des documents, envoyés aux bons destinataires (souscripteurs, partenaires, régulateurs) avec les garanties de sécurité nécessaires. Qu'il s'agisse des relevés de portefeuille ou des notices de distribution, chaque document est transmis de manière confidentielle et sécurisée.
2. Sécurité des données et archivage à valeur probante
La sécurité des données est devenue une priorité pour les asset managers et SCPI. SIWAY garantit la protection de ces données grâce à des mesures de sécurité avancées, comme le cryptage des documents et des contrôles d'accès stricts.
L'archivage des documents est conforme aux réglementations en vigueur grâce à un stockage sécurisé à valeur probante. Ce type d’archivage garantit l’intégrité des documents sur le long terme tout en répondant aux obligations légales. Les documents archivés restent facilement accessibles tout en étant protégés contre toute modification non autorisée.
Découvrez dès aujourd'hui comment SIWAY simplifie la gestion de vos documents !
SIWAY simplifie la gestion des documents des SCPI en automatisant le traitement des flux entrants et produits. Avec des solutions sécurisées et conformes, les SCPI peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en respectant les obligations légales.
Tout au long du mois de septembre, découvrez comment les solutions digitales SIWAY peuvent renforcer l'efficacité de vos processus, assurer une meilleure conformité, et améliorer vos relations avec souscripteurs et distributeurs. Restez informés pour transformer la gestion de vos actifs financiers avec SIWAY.